Lo smart working, o lavoro agile, è termine ben noto e con l’esplosione del Coronavirus esso è però prepotentemente entrato nel dibattito collettivo, quasi al pari delle scorte di mascherina o amuchina andate esaurite.

Per semplificare un aspetto che presenta lati anche complessi se rapportati alla qualità del lavoro, bisogna inevitabilmente passare dalla direttiva ufficiale emanata dal ministero dal Dipartimento della Funzione Pubblica, a firma della Ministra Fabiana Dadone.

La direttiva spinge sul lavoro agile in favore del personale complessivamente inteso e sul lavoro flessibile con un occhio di riguardo per i dipendenti delle PA affetti da patologie pregresse, che usano i trasporti pubblici o che hanno carichi familiari ulteriori connessi alle eventuali chiusure di asili e scuole dell’infanzia. La direttiva introduce, per questo momento di emergenza, una preferenza per riunioni, convegni e momenti formativi svolti con modalità telematiche che possono sostituire anche gran parte delle missioni nazionali e internazionali, escluse quelle strettamente indispensabili.

E se lo smart working – come da decreto legge approvato nelle scorse ore – diventa  applicabile “in via automatica” fino al 15 marzo nelle regioni interessate dai contagi, per il resto d’Italia il faro-guida è rappresentato dai suggerimenti proposti dalla direttiva-Dadone.

I numeri dello smart working in Italia

Secondo i dati più recenti di Eurostat, i lavoratori dipendenti italiani potenzialmente occupabili nello smart working (manager e quadri, professionisti, tecnici e impiegati d’ufficio) sono 8 milioni 359 mila. Se a un terzo di questi fosse concessa la possibilità di lavorare saltuariamente o stabilmente in modalità “agile”, si raggiungerebbero i 2 milioni 758 mila. Questa modalità di lavoro è largamente diffusa in Europa, ma ancora molto poco in Italia. Sempre secondo tali dati nel 2018 l’11,6% dei lavoratori europei alle dipendenze d’imprese o organizzazioni pubbliche praticava smart working, lavorando da casa saltuariamente (8,7%) o stabilmente (2,9%), grazie alle opportunità messe a disposizione dalle nuove tecnologie.

In Italia la percentuale si ferma al 2% (solo 354 mila lavoratori dipendenti), risultando non solo la più bassa d’Europa (poco sopra Cipro e Montenegro), ma anche la più distante da Paesi come Regno Unito (20,2%), Francia (16,6%) o Germania (8,6%). Per non parlare di quelli del Nord Europa, dove la quota di lavoratori che possono lavorare da casa anche con flessibilità oraria sale al 31% in Svezia e Olanda, 27% circa in Islanda e Lussemburgo, 25% in Danimarca e Finlandia.

I vantaggi

Senza concentrarsi sui possibili ritorni in termini di mera “qualità di vita” per i dipendenti, le analisi che operano un focus su aspetti puramente economici o di performance sono tutte concordi nel considerare lo smart working una soluzione particolarmente vantaggiosa, anche se ancora poco sfruttata, soprattutto nel nostro paese.  Secondo i dati di Variazioni, società di work-life balance e change management, un’organizzazione smart di poco più di 3 giorni al mese, su un’azienda di almeno 100 dipendenti, può far risparmiare all’azienda oltre 200 mila euro all’anno tra buoni pasto, indennità di trasferta e altro. Un guadagno non indifferente per il datore di lavoro, che vede al di là della soddisfazione del proprio lavoratore anche un maggior attaccamento di quest’ultimo verso l’azienda. Più del 95% dei dirigenti, ad esempio, ha dichiarato che la produttività aumenta e che tutti gli obiettivi sono stati raggiunti dai lavoratori smart, mentre l’81% dei lavoratori ha dichiarato che aumenta la concentrazione e il lavoro di team diventa più efficiente

Ma oltre a benefici qualitativi anche il lavoratore ottiene dal lavoro agile un guadagno economico che ammonta a una busta paga l’anno, circa 1.300 euro per gestire la propria presenza sul posto di lavoro, oltre al fatto che eviterebbe tutti i rischi legati al commuting (pendolarismo) casa-lavoro. Il risparmio lo si misura anche in termini chilometrici: circa 62 sono i chilometri al giorno risparmiati da un lavoratore per gli spostamenti, 2.400 chilometri all’anno, oltre ad evitare un impatto ambientale di 270 chili di CO2 nell’aria, equivalente a 18 alberi per ciascun smart worker.

Gli errori da evitare

Quando si sceglie una soluzione di smart working ci sono 3 errori comuni, secondo gli esperti di It e Ict, che rischiano di inficiare benefici ed efficacia del sistema.

  1. “Il primo è quello di scegliere una soluzione troppo complessa da installare, mantenere e soprattutto da usare. Soluzioni “pesanti” per gli hardware e con interfacce complicate demotivano il lavoratore in partenza. Il sistema da scegliere deve invece essere “user-friendly”, avere un’interfaccia a prova di utente “analogico”. È fondamentale che la soluzione sia intuitiva e facile da usare”, osserva Steve Osler, CEO di Wildix.
  2. “Il secondo errore è quello di utilizzare strumenti non professionali. Poter collaborare bene anche in smart working è fondamentale. E nell’ambito della comunicazione da remoto, per esempio, la scelta di un device audio professionale, certificato per le principali piattaforme di Unified Communication, rappresenta un acceleratore della produttività.  Meno interruzioni e più efficienza per i lavoratori”, dichiara Luca Barbarossa, Regional Product Marketing Manager, Emea South di Jabra.
  3. “Un altro errore, infine, è quello di adottare un sistema che non comunica perfettamente con i software gestionali dall’azienda. La corretta integrazione permette di risparmiare fino a due ore al giorno in operazioni quotidiane come inserire contatti, cercarli in rubrica, etc.”, osserva Osler.

L’ultimo punto, in particolare, è quello su cui insistono maggiormente le società specializzate in cyber protection, come Acronis. Al di fuori del network aziendale, i dispositivi sono facilmente soggetti agli attacchi di terze parti e di criminali informatici. Attaccare questi endpoint non tutelati può rivelare ai criminali informatici le credenziali di accesso del dipendente, creando così ai medesimi un varco per accedere al sistema delle società o persino per utilizzare il virus informatico per bloccare i dati aziendali.

Smart working significa lavoro flessibile indipendentemente dal luogo in cui ci si trova”. – afferma Steve Osler, CEO di Wildix ed esperto in tecnologie per il lavoro agile – “Da casa o dalla spiaggia, il lavoratore deve essere in grado di chiamare, chattare, condividere documenti e avviare videoconferenze così come fosse in ufficio. Non cambiano le azioni, cambia solo il luogo di lavoro. Ciò a patto di scegliere gli strumenti tecnologici per realizzare tutto questo in totale sicurezza. Lo smart working è considerato anche il più efficace incentivo non economico quando si tratta di attrarre e trattenere talenti. E la soddisfazione dei dipendenti che lavorano da remoto cresce, perché con più flessibilità è più facile gestire lavoro e famiglia”.

“Nel momento in cui il lavoro non é più un luogo verso cui recarsi, ma qualche cosa da fare, risulta di estrema importanza la possibilità di utilizzare strumenti di comunicazione professionali, che rispondano a esigenze moderne e che risolvano gli impedimenti che ci separano dal raggiungimento degli obiettivi di produttività.  È essenziale poter contare su tecnologie e prodotti che permettano, allo stesso tempo, di potersi concentrare, isolandosi dai rumori esterni, di poter collaborare e comunicare con colleghi, clienti e fornitori, in modo chiaro e immediato, e, non meno importante, di poter fare tutto ciò in modo semplice e flessibile.  Quest’ultimo aspetto prende in profonda considerazione la compatibilità e l’integrazione dei dispositivi di comunicazione all’interno del sistema, che si alimenta sull’interazione di apparecchiature e software di diversa provenienza”, conclude Luca Barbarossa.

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