PROCEDURA “WHISTLEBLOWING”

per la gestione delle segnalazioni di reati, illeciti o irregolarità

1. Premessa

Per “whistleblowing” si intende la segnalazione di qualsiasi violazione riguardante condotte (attive oppure omissive) e fatti che – anche solo potenzialmente – non siano conformi alla legge, ai principi enunciati nel Codice Etico di W.Training S.r.l. (di seguito “W.Training”), al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato da W.Training ai sensi del d.lgs. 231/2001, alle procedure interne o a qualunque altra disciplina esterna applicabile a W.Training, nonché illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione di discipline normative unionali o nazionali degli atti dell’Unione europea o nazionali (di seguito “Segnalazione/i”) che possano ledere l’integrità di W.Training e di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.

La presente procedura (“Procedura”), redatta nel rispetto delle Direttiva EU 1937/2019 e del Decreto Legislativo n. 24/2023 ha lo scopo di regolamentare il processo di invio, ricezione, analisi e trattamento delle Segnalazioni, effettuate – anche in forma anonima – dal personale di W.Training (incluso il Top Management e i membri degli organi societari) e/o dai soggetti esterni (di seguito “Segnalante”)^[1].

La Procedura ha decorrenza dal 17 dicembre 2023. Ogni successivo aggiornamento della Procedura annulla e sostituisce, dalla data della sua emissione, tutte le versioni emesse in precedenza. L’aggiornamento della presente Procedura è a cura dell’ODV.

La Procedura è resa disponibile alla sezione “Whistleblowing” del sito di W.Training, all’indirizzo https://www.wtraining.it/whistleblowing/ e all’interno dell’Intranet aziendale.

2. Canali di Segnalazione

In conformità all’art. 4 del D.Lgs. 24/2023, W.Training ha istituito un apposito canale di Segnalazione interna dedicato alla comunicazione della presunta violazione, idoneo (come spiegato meglio infra) a garantire l’efficacia della Segnalazione stessa e contemporaneamente a tutelare l’identità del Segnalante.

La Segnalazione sarà debitamente ricevuta dai soggetti appositamente deputati a riceverla ed incaricati della gestione del processo di analisi e trattamento delle Segnalazioni, quali l’ODV (di seguito “Riceventi”).

Il processo di valutazione della Segnalazione viene svolto dai Riceventi nel pieno rispetto dei principi stabiliti dalle normative applicabili sopra richiamate e secondo le modalità di seguito descritte al paragrafo 6 “Il Processo”.

3. Ambito di applicazione Soggettivo

Destinatari della presente Procedura sono:

il Top Management aziendale ed i componenti degli organi sociali di W.Training;
tutti i dipendenti di W.Training;
coloro che, pur non rientrando nella categoria di dipendenti, operano per conto di W.Training e sono sotto il controllo e la direzione di W.Training (ad esempio, lavoratori somministrati, lavoratori con contratto di collaborazione coordinata e continuativa, tirocinanti, stagisti (di seguito, unitamente al Top Management ed ai componenti degli organi sociali di W.Training, il “Personale”);
i partner, i clienti, i fornitori, i consulenti, i collaboratori esterni e più in generale, chiunque sia in relazione d’interessi con W.Training (i “Terzi”).

Tutti i soggetti sopra elencati possono effettuare le Segnalazioni quando il rapporto giuridico:

è in essere;
non è ancora iniziato, se le informazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
successivamente allo scioglimento dello stesso, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso delle attività lavorative, ovvero durante il periodo di prova.

Inoltre, le misure di tutela previste e descritte al successivo Capitolo 5 sono estese anche ai seguenti soggetti:

facilitatori, ossia le persone che assistono il Segnalante nel processo di Segnalazione, prestandogli consulenza e sostegno, e che operano all’interno del medesimo contesto lavorativo del Segnalante (di seguito “Facilitatore/i”);
persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado (persone legate da una rete di relazioni sorte in ragione del fatto che esse operano, o hanno operato in passato, nel medesimo ambiente lavorativo del Segnalante);
colleghi di lavoro con rapporto abituale e corrente con il Segnalante (soggetti che, al momento della Segnalazione, lavorano con il Segnalante e con lo stesso hanno un rapporto connotato da una continuità tale da determinare un rapporto di comunanza tra le parti);
enti di proprietà del Segnalante (enti di cui il Segnalante è titolare in via esclusiva oppure in cui lo stesso detiene la compartecipazione maggioritaria);
enti per i quali il Segnalante lavora (es. dipendente di un’impresa che effettua un servizio di fornitura per W.Training);
enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante (es. partnership tra imprese).

4. Ambito di applicazione Oggettivo

La Procedura si applica, in particolare, alle Segnalazioni aventi ad oggetto:

illeciti amministrativi, contabili, civili o penali (es. molestie, mobbing, comportamenti discriminatori che ledono l’immagine di W.Training, purché non aventi rilevanza esclusivamente personale);
condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001 o violazioni del Modello di Organizzazione e Controllo adottato da W.Training ai sensi del D.lgs. 231/2001 o del Codice etico o delle procedure in essere presso W.Training, anche con riferimento alle attività e prestazioni di interesse di W.Training (a titolo esemplificativo e non esaustivo: inosservanza di clausole contrattuali, diffamazione, minacce, violazione della privacy o di accordi di riservatezza, frodi, improprio utilizzo di dotazioni aziendali);
illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione di atti comunitari o nazionali, indicati nell’allegato al D. Lgs. n. 24/2023, oppure di atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al D. Lgs. n. 24/2023, relativi ai seguenti settori:

appalti pubblici;
servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
sicurezza e conformità dei prodotti;
sicurezza dei trasporti;
tutela dell’ambiente;
radioprotezione e sicurezza nucleare;
sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
salute pubblica;
protezione dei consumatori;
tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione europea nei settori ut supra indicati;
sospetti attinenti a violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse all’interno dell’organizzazione aziendale, o riguardanti condotte tese ad occultare tali violazioni;
denunce, provenienti da Terzi aventi ad oggetto presunti rilievi, irregolarità e fatti censurabili;
complaints (esposti) riguardanti tematiche di contabilità, controlli.

Al fine di circostanziare concretamente il perimetro di applicazione del presente documento si riportano alcuni esempi di fatti suscettibili di Segnalazione:

violazioni di norme, interne ed esterne, che disciplinano l’attività di W.Training, ivi incluse quelle contenute nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo di W.Training, nonché i principi e le regole di comportamento contenuti nel Codice Etico;
comportamenti illeciti o fraudolenti, compiuti da dipendenti, membri degli Organi sociali o terzi (fornitori, consulenti, collaboratori) che possano determinare in modo diretto o indiretto, un danno economico-patrimoniale e/o di immagine per W.Training;
l’eventuale commissione di reati da parte di dipendenti, membri degli Organi sociali o terzi (fornitori, consulenti, collaboratori) commessi in danno di W.Training o che possano ingenerare eventuali responsabilità di W.Training.

La Segnalazione non deve riguardare lamentele di carattere personale. Il Segnalante non deve utilizzare l’istituto per scopi meramente personali o per ritorsioni. Parimenti, le Segnalazioni non devono avere ad oggetto rivendicazioni contrattuali o sindacali – salvo che non si basino sulla violazione di norme di legge, regolamento, o di procedure adottate da W.Training.

Non rientrano nell’ambito di applicazione della Procedura nemmeno le Segnalazioni aventi ad oggetto reclami commerciali.

La Segnalazione deve contenere tutti gli elementi utili ad accertare la fondatezza dei fatti oggetto della comunicazione, onde consentire al Ricevente di procedere alle dovute verifiche (per un approfondimento cfr. il successivo paragrafo 6 “Il Processo”).

5. Principi generali

La Procedura è improntata ai seguenti principi generali:

a) Protezione del Segnalante

In conformità alla normativa applicabile, W.Training garantisce i Segnalanti contro qualsiasi azione ritorsiva o comportamenti diretti o indiretti che siano da chiunque posti in essere in ragione della Segnalazione (indipendentemente dal fatto che la stessa si riveli fondata), quali, a titolo esemplificativo: licenziamento; sospensione; retrocessione; demansionamento; perdita dei benefici; trasferimento ingiustificato; mobbing; molestie sul luogo di lavoro; qualsiasi altro tipo di comportamento che determini condizioni di lavoro peggiorative o intollerabili.

In particolare, si dà atto che

il Segnalante può – in proprio o tramite la propria organizzazione sindacale di riferimento – denunciare all’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza, qualunque azione discriminatoria che dovesse subire in seguito all’avvenuta Segnalazione;
è nullo il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del Segnalante;
sono nulli anche qualunque mutamento di mansioni ai sensi dell’art. 2103 cod. civ., nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del Segnalante.

W.Training dà altresì atto del fatto che, in caso di controversie legate all’irrogazione di sanzioni disciplinari, o a demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del Segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della Segnalazione, il D.lgs. 24/2023 prevede che sia onere del datore di lavoro dimostrare che l’adozione di tali misure siano fondate su ragioni estranee alla Segnalazione stessa.

b) Tutela della riservatezza

Tutte le informazioni ricevute nell’ambito della Segnalazione saranno trattate dai Riceventi di volta in volta coinvolti in modo riservato, in conformità alla normativa applicabile, in modo da evitare che soggetti terzi ne possano venire a conoscenza.

Per maggiori informazioni sul trattamento dei dati personali svolti nel contesto della Segnalazione, si prega di prendere visione dell’Informativa Privacy in calce alla presente Procedura e resa disponibile al Personale e ai Terzi nei locali aziendali.

I Riceventi hanno ricevuto idonea formazione per poter agire nel pieno rispetto di tali principi. Inoltre, hanno ricevuto da W.Training una specifica autorizzazione ai sensi dell’art. 2 quaterdecies del d.lgs. 196/2003 che li impegna al rispetto di tali specifici obblighi di riservatezza.

I Riceventi potranno condividere le informazioni ricevute solamente nella misura in cui ciò sia assolutamente necessario per il compimento di indagini e accertamenti sui fatti stessi.

Quanto sopra vale altresì per tutti coloro i quali, per qualunque evenienza e necessità dovessero venire a conoscenza della Segnalazione e di quanto in essa contenuto, ivi inclusi nominativi di eventuali persone coinvolte.

Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del Segnalante potrà essere rivelata solo nei casi in cui ricorrano i seguenti requisiti:

vi sia il consenso espresso del Segnalante;
la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata in tutto o in parte sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante risulti indispensabile alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante memorie difensive.

Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità del Segnalante e le ulteriori informazioni relative alla Segnalazione non possono essere condivise senza il consenso del Segnalante con soggetti diversi dai Riceventi e dalle strutture coinvolte nell’istruttoria delle Segnalazioni.

Nell’ambito, invece, del procedimento penale, avviato nei confronti del soggetto a cui sono attribuiti i fatti oggetto di Segnalazione, l’identità del Segnalante è coperta dal segreto d’ufficio fino alla chiusura delle indagini preliminari.

Qualora l’Autorità giudiziaria per esigenze istruttorie volesse conoscere il nominativo del Segnalante, la funzione aziendale competente provvede a comunicare l’identità dello stesso.

c) Protezione dalle Segnalazioni effettuate in abuso della presente Procedura

W.Training garantisce adeguata protezione dalle forme di abuso della presente Procedura, quali Segnalazioni infondate, effettuate con dolo o colpa grave, ovvero manifestamente opportunistiche e/o compiute al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della presente Procedura, sia in fase di accertamento, che successivamente alla conclusione dell’accertamento. L’aver posto in essere simili Segnalazioni, è fonte di responsabilità disciplinare in capo al Segnalante.

Qualora sia accertata la mala fede del Segnalante, la tutela della riservatezza viene meno e il soggetto a cui sono attribuiti i fatti oggetto di Segnalazione viene informato dell’identità del Segnalante, al fine di accordargli il diritto di sporgere querela per calunnia o diffamazione.

d) Le misure di sostegno

Il Segnalante ha la possibilità di rivolgersi per la migliore effettuazione della Segnalazione agli enti del Terzo settore (il cui elenco è reperibile al sito internet dell’ANAC), i quali prestano assistenza e consulenza a titolo gratuito:

sulle modalità di Segnalazione;
sulla protezione dalle ritorsioni riconosciuta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione Europea;
sui diritti della persona coinvolta;
sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

e) Limitazioni di responsabilità

Il Segnalante non incorre in alcun tipo di responsabilità civile, penale, amministrativa o disciplinare quando diffonde informazioni coperte dall’obbligo di segretezza, rispetto a:

rivelazione e utilizzazione del segreto d’ufficio (art. 326 c.p.);
rivelazione del segreto professionale (art. 622 c.p.);
rivelazione dei segreti scientifici e industriali (art. 623 c.p.);
violazione del dovere di fedeltà e di lealtà (art. 2105 c.p.);
violazione delle disposizioni relative alla tutela del diritto d’autore;
violazione delle disposizioni relative alla protezione dei dati personali;
rivelazione o diffusione di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta.

La limitazione di responsabilità si applica anche per comportamenti, atti o omissioni poste in essere dall’ente o dalla persona se collegati alla Segnalazione e strettamente necessari a rivelare la violazione (non superfluo).

L’esenzione da responsabilità opera solo se sussistono alcune condizioni, quali:

l’acquisizione delle informazioni o l’accesso ai documenti è avvenuto in modo lecito (es. il Segnalante ha fatto le copie di atti/viene a conoscenza del contenuto dell’e-mail di un altro collega con il suo consenso);
al momento della Segnalazione, il Segnalante aveva fondati motivi per ritenere che le informazioni fossero necessarie per far scoprire la violazione (non è integrato il presupposto, ad esempio, in caso di fini vendicativi o opportunistici);
il Segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni fossero vere e che rientrassero nell’oggetto delle Segnalazioni, avendo altresì effettuato la Segnalazione secondo le modalità previste dalla presente Procedura.

6. Il Processo

L’invio della Segnalazione

Il Personale e i Terzi possono inviare le Segnalazioni contattando i Riceventi con le modalità indicate nel paragrafo che segue “I canali per la trasmissione della Segnalazione”.

Qualora un membro del Personale dovesse ricevere una Segnalazione da altri soggetti (ad es. dipendenti/terzi), fermo restando l’obbligo di assoluta riservatezza, lo stesso ha l’obbligo di trasmettere la medesima Segnalazione ai Riceventi completa di tutta la eventuale documentazione di supporto pervenuta, non trattenendone copia ed astenendosi dall’intraprendere alcuna iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento.

La mancata comunicazione di una Segnalazione ricevuta costituisce una violazione della presente Procedura, con l’applicazione, in caso di accertata malafede di tali condotte, delle conseguenti sanzioni disciplinari.

I canali per la trasmissione della Segnalazione

La Segnalazione deve essere trasmessa, tramite la compilazione dell’apposito form di cui al template in calce, a mezzo di posta cartacea inserendola in due buste chiuse, la prima contenente la Segnalazione e l’altra con i dati del Segnalante, ove non si voglia presentare una Segnalazione in forma anonima. Entrambe le buste dovranno essere inserite in un’ulteriore busta con indicato all’esterno la dicitura: “Riservato-whistleblowing”. La Segnalazione dovrà essere spedita al seguente indirizzo:

Avv. Francesca Tugnoli

Via Amendola 8,

40121 Bologna

Inoltre, è possibile presentare una Segnalazione orale contattando telefonicamente i Riceventi al numero di telefono pubblicato sull’Albo degli Avvocati di Bologna.

A seguito della Segnalazione, i Riceventi saranno tenuti a rilasciare alla persona segnalante un avviso di ricevimento della Segnalazione entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione della stessa.

In alternativa, su richiesta del Segnalante, la Segnalazione può essere presentata mediante un incontro diretto, fissato entro un termine ragionevole; la Segnalazione, previo consenso del Segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In quest’ultimo caso, il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro con la propria sottoscrizione.

Il Segnalante può decidere di farsi assistere da un Facilitatore nel corso di tutta la Procedura.

Il contenuto della Segnalazione

La Segnalazione deve contenere, ove possibile, tutti gli elementi richiesti dal form in calce, utili ad accertare la fondatezza dei fatti oggetto della Segnalazione, onde consentire ai Riceventi di procedere alle dovute verifiche.

In particolare, la Segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui siano stati commessi i fatti segnalati;
se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto o i soggetti che abbiano posto in essere i fatti segnalati (es. qualifica o il settore in cui svolge l’attività);
l’indicazione di eventuali altri soggetti che siano a conoscenza o possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati;
ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

La verifica preliminare

Tutte le Segnalazioni sono oggetto di analisi preliminare svolta dai Riceventi al fine di verificare la presenza di dati ed informazioni utili a consentire una prima valutazione della fondatezza della Segnalazione stessa, così da individuare il potenziale ambito normativo (es. d.lgs. 231/2001, anticorruzione, riciclaggio)

I Riceventi daranno diligente seguito alla Segnalazione e comunicheranno con il Segnalante, potendo richiedere a quest’ultimo, se necessario, delle informazioni integrative.

Al termine della verifica preliminare, o comunque nel termine massimo di 3 (tre) mesi dalla data di rilascio dell’avviso di ricevimento della Segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro 3 (tre) mesi dalla scadenza del termine di 7 (sette) giorni dalla Segnalazione, i Riceventi:

qualora emerga l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti richiamati nella Segnalazione, archiviano la Segnalazione formulando adeguate motivazioni: l’archiviazione è comunicata al Segnalante;
qualora la Segnalazione riguardi fatti e/o condotte non oggetto della presente Procedura, archiviano, unitamente alle relative motivazioni, la Segnalazione e ne inoltrano il contenuto alle funzioni aziendali competenti;
qualora la Segnalazione richieda ulteriori approfondimenti, procedono con la valutazione delle Segnalazioni, secondo le modalità descritte di seguito.

La valutazione e l’esito delle Segnalazioni

Laddove, a seguito delle analisi preliminari, emergano o siano comunque desumibili elementi utili e sufficienti per una valutazione della fondatezza della Segnalazione medesima, fatto salvo il diritto alla difesa del soggetto a cui si riferiscono i fatti oggetto di Segnalazione, i Riceventi provvederanno a:

avviare analisi specifiche ed effettuare le verifiche ritenute necessarie ai fini dell’accertamento dei fatti segnalati, attraverso le opportune attività, compresa l’audizione di soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di Segnalazione, svolte avvalendosi delle strutture competenti (eventualmente anche tramite attività di audit o attraverso società terze specializzate) e coinvolgendo le funzioni aziendali interessate dalla Segnalazione che potrebbero essere informati dei fatti oggetto della Segnalazione;
acquisire documenti interni a W.Training ove rilevanti per l’accertamento dei fatti oggetto di Segnalazione;
procedere all’audizione della persona a cui si riferiscono i fatti oggetto di Segnalazione quando ciò non pregiudichi lo svolgimento delle attività e le tutele garantite al Segnalante ai sensi del paragrafo 5;
concludere l’istruttoria in qualunque momento, se, nel corso dell’istruttoria medesima, sia accertata l’infondatezza della Segnalazione, fatto salvo quanto previsto sub g);
avvalersi, se necessario, di esperti o periti esterni a W.Training specializzati nello svolgimento di attività investigativa ovvero esperti nelle materie giuridiche specialistiche connesse all’oggetto della Segnalazione;
concordare con il Management responsabile della funzione interessata dalla Segnalazione, l’eventuale piano d’azione necessario per la rimozione delle debolezze di controllo rilevate, garantendo, altresì, il monitoraggio dell’attuazione;
concordare con le funzioni interessate eventuali iniziative da intraprendere a tutela degli interessi di W.Training (ad es. azioni giudiziarie, sospensione/cancellazione di fornitori);
richiedere l’avvio di un procedimento disciplinare nei confronti del Segnalante, nel caso di Segnalazioni che si rivelino infondate in relazione alle quali siano accertati il dolo del Segnalante;
richiedere l’avvio di un procedimento disciplinare nei confronti di coloro che abbiano violato le misure di tutela del Segnalante;
sottoporre alla valutazione del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale gli esiti degli approfondimenti della Segnalazione, qualora si riferisca a membri del Consiglio di Amministrazione o del Collegio Sindacale e risulti fondata, affinché vengano intrapresi i più opportuni provvedimenti verso detti soggetti oggetto di Segnalazione. Sarà cura del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale informare i Riceventi di tali provvedimenti;
sottoporre alla valutazione della divisione di competenza gli esiti degli approfondimenti della Segnalazione, qualora si riferisca a soggetti Terzi con cui intercorrono rapporti commerciali e risulti fondata, affinché vengano intrapresi i più opportuni provvedimenti verso detti soggetti oggetto di Segnalazione (es. recesso dal rapporto contrattuale). Sarà cura della divisione di riferimento informare tempestivamente i Riceventi di tali provvedimenti.

Per ogni audizione deve essere redatto apposito verbale sottoscritto da tutti coloro che hanno partecipato all’audizione (ivi compreso il dichiarante).

Al termine della valutazione delle Segnalazioni, o comunque nel termine massimo di 3 (tre) mesi dalla data di rilascio dell’avviso di ricevimento della Segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro 3 (tre) mesi dalla scadenza del termine di 7 (sette) giorni dalla presentazione della Segnalazione, i Riceventi forniranno un riscontro sull’esito finale della Segnalazione da comunicare al Segnalante.

7. Conservazione della documentazione

Al fine di garantire la gestione delle Segnalazioni e della relativa Procedura, in conformità alla normativa applicabile, i Riceventi curano la predisposizione e l’aggiornamento di tutte le informazioni riguardanti le Segnalazioni ed assicurano l’archiviazione di tutta la correlata documentazione di supporto per un periodo non superiore a 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della Procedura , salvo il caso di un procedimento avanti l’autorità giudiziaria per cui si rendesse necessario conservare la documentazione oltre tale periodo.

8. Il canale di segnalazione esterno

Il Segnalante può anche optare per l’effettuazione di una Segnalazione esterna attraverso i canali attivati dall’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) se, al momento della sua presentazione, ricorre almeno una delle seguenti condizioni:

– qualora il canale di Segnalazione interno non sia attivo oppure, anche se attivato, non risulti conforme a quanto previsto dalla normativa;

– qualora il Segnalante abbia già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non abbia avuto seguito;

– qualora il Segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito oppure la stessa potrebbe determinare il rischio di atti di ritorsione;

– qualora il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

In ogni caso, le modalità di accesso a tali canali e, in generale, la disciplina in materia di Segnalazione esterna sono indicate dal D. Lgs. n. 24/2023, cui si rinvia, e sono dettagliate da ANAC sul proprio sito web e mediante apposite Linee guida che l’Autorità emana.

9. La divulgazione pubblica

Un ulteriore strumento messo a disposizione del Segnalante è quello della divulgazione pubblica dei fatti costituenti violazioni che abbia appreso direttamente.

Pur trattandosi di un istituto distinto dal canale di Segnalazione interno e dal canale di Segnalazione esterno, il Segnalante che divulghi pubblicamente beneficia della protezione prevista per le Segnalazioni interne ed esterne qualora, al momento della divulgazione pubblica, ricorra almeno una delle seguenti condizioni:

– il Segnalante abbia previamente effettuato una Segnalazione interna ed una Segnalazione esterna oppure abbia effettuato direttamente una Segnalazione esterna, alle condizioni e secondo le modalità previste dalla normativa, e non è stato dato riscontro nei termini previsti in merito alle misure previste e/o adottate per dare seguito alle Segnalazioni;

– il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

– il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o comunque coinvolto nella stessa.

10. Sistema sanzionatorio

Sono previste sanzioni in caso di mancato rispetto della presente Procedura.

In particolare, sono previste:

sanzioni disciplinari in capo al Segnalante che abbia effettuato Segnalazioni in malafede e che si rivelino infrondate, qualora venga accertata con sentenza (anche di primo grado) la sua responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o per gli stessi reati connessi alla denuncia oppure la sua responsabilità civile per aver riferito informazioni false intenzionalmente con dolo o colpa;
sanzioni a carico dei Riceventi o dei soggetti preposti all’istruttoria in caso di violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del Segnalante e del contenuto della Segnalazione;
sanzione disciplinare in capo al soggetto a cui sono attribuiti i fatti oggetto di Segnalazione nel caso in cui i Riceventi, all’esito dell’istruttoria, accertino la fondatezza della Segnalazione e venga avviato il procedimento disciplinare interno.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso, quali le Segnalazioni opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, nonché ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto del whistleblowing.

[1] Tra i soggetti cui è estesa la medesima protezione del Segnalante sono inclusi i c.d. facilitatori, i terzi connessi con il Segnalante che potrebbero rischiare ritorsioni in un contesto lavorativo, quali colleghi o parenti del Segnalante e da ultimo soggetti giuridici di cui il Segnalante è controllante ex art. 2359 c.c. per cui lavorano o a cui è altrimenti connesso in un contesto lavorativo.

INFORMATIVA PRIVACY

MODULO PER LA SEGNALAZIONE