Le norme del governo per ridurre l’impatto del Coronavirus hanno imposto alle aziende in tutta Italia di adottare misure di smart working per tutelare i propri dipendenti. Per molte è stata una corsa ai ripari, per altre una naturale evoluzione di uno strumento di welfare aziendale da sempre offerto ai propri dipendenti.
In questi ultimi giorni, visto il protrarsi della situazione, in azienda si stanno affermando nuove abitudini per rendere meno monotono il telelavoro: dalla pausa caffè in videochat alla creazione di uno spazio di confronto sui temi del marketing fino alla condivisione di foto di “vita domestica” e alle degustazioni on line di miele. Ogni occasione è buona per stemperare la tensione.
Le chiamano aziende liquide, dinamiche: sono quelle digital company che, fin dall’inizio della loro attività, si sono strutturate in modo flessibile e agile per garantirsi le menti più brillanti provenienti da tutta Italia, o addirittura da tutto il mondo, senza barriere geografiche. Abituate fin da subito a far dialogare i propri team con strumenti smart, molto spesso gratuiti o comunque scalabili, queste aziende oggi si trovano in una situazione di vantaggio, in quanto nonostante le restrizioni imposte dal governo, non si sono fatte trovare impreparate e hanno potuto garantire la piena operatività anche in una situazione complessa come quella attuale. E per rendere meno alienante il lavoro tra le mura domestiche, alcune hanno organizzato momenti di confronto e di svago per portare avanti routine e abitudini già consolidate.
Pausa caffè e tea time in videochat: due momenti per fare il punto con tutti i membri del team della startup pugliese Transactionale
Marianna Chillau
È il caso ad esempio di Transactionale, una delle quattro aziende, insieme a Qapla’, Intergic e Competitoor organizzatrici di 4Ecom. Infatti, come spiega il Ceo Marianna Chillau: “lo smart working è attivo da quando esiste l’azienda: fin da subito abbiamo dato questa possibilità, soprattutto per chi magari vive più distante rispetto all’ufficio. Per la tipologia di lavoro che svolgiamo non è necessaria la presenza fisica della risorsa in ufficio, è chiaro che lavorare fisicamente tutti nella stessa location permette di costruire team affiatati e questa è una condizione fondamentale per la buona riuscita dei progetti, ma qualche giorno di smart working rende la vita più facile e flessibile a tutti. Un collaboratore felice è un collaboratore che lavora meglio, offrire qualche giorno di smart working porta benefici impagabili “
I dipendenti lavorano sui fogli Google e questo permette a tutti di accedere a tutti i documenti da remoto. Si utilizza Hangout per le video call ed è abitudine fissare dei momenti giornalieri in cui si fa il punto della situazione, in maniera simpatica. In questi giorni in cui il telelavoro è stato esteso a tutti i membri del team in modo continuativo l’azienda ha istituito due momenti specifici ripetuti ogni giorno in cui ci si ritrova per fare quattro chiacchiere e aggiornarsi sulle rispettive attività: il coffee time alle 11.30 e il tea time alle 17.30. “Ci ritroviamo davanti al caffè o al tè (proprio come se fossimo in ufficio) per discutere degli aggiornamenti generali e per fare il punto della situazione (Raggiungimento risultati e definizione di nuovi obiettivi” spiega Marianna Chillau.
“Quarantena operativa”: dalla pugliese Daruma Adv uno spazio social di condivisione sui temi del marketing applicato al wedding e non solo
Fondata circa vent’anni fa, a Foggia, da Sergio Maddalena insieme a Ines Pesce, Daruma Adv, agenzia di marketing tra le realtà pugliesi più innovative nel settore della comunicazione dai primi giorni di marzo permette ai propri dipendenti di lavorare in smart working. “Il lavoro da remoto procede proprio come in ufficio, perché abbiamo strumenti di condivisione come tool di Project Management con chat di progetto, piattaforme di videocall e chat whatsapp ed una procedura e organizzazione di lavoro che ci consente di lavorare in modo agile come se stessimo nella stessa stanza” – afferma Ines Pesce, Ceo di Daruma.
L’azienda pugliese, tra poche settimane avrebbe dovuto inaugurare la nuova sede, uno spazio funzionale di 800 metri quadri in stile post industriale immerso in oltre 5mila metri quadrati di verde, a 5 minuti dal centro città di Foggia. Un evento in loco rinviato a causa dell’emergenza Covid-19 ma trasformato in “quarantena operativa”, un’iniziativa che dal 21 marzo, partirà sulla pagina facebook dell’agenzia, e che sarà l’occasione per scambiare punti di vista, chiacchierare sulle dinamiche economiche in corso e comprendere come il mondo marketing sta reagendo al momento delicato.
Condividere foto di cene e momenti di vita domestica con i propri colleghi per sentirsi più vicini e uniti: l’esperienza della startup comasca 3Bee
Il team della 3Bee
Incentivare i talenti, soprattutto sviluppatori, provenienti da diverse zone d’Italia, a lavorare con l’azienda. Questi i motivi che, già due anni fa, hanno portato 3bee a consentire ai propri dipendenti di lavorare da casa. Fondata nel 2018 la startup agri-tech sviluppa sistemi intelligenti di monitoraggio e diagnostica per la salute delle api, applicando tecnologie innovative come l’ioT, l’intelligenza artificiale ed il machine learning. “I primi tempi è stato difficile. Lo scambio di informazioni è filtrato e disumanizzato dalle chat: questo può portare ad un senso di alienazione delle persone che rimanendo chiuse in casa non hanno mai contatti con le persone.” – Commenta Niccolò Calandri, Co-founder di 3Bee. “Tuttavia una volta risolti questi problemi, abbiamo ingranato e ora finiamo tutti i task assegnati durante la giornata, senza mai sforare e tempistiche.”
Se prima lo smart working era la soluzione adottata dal 60% dei dipendenti, in queste ultime settimane l’azienda ha esteso la misura a tutti strutturando riunioni e meeting di aggiornamento su Skype o Hangout. “Organizziamo un meeting settimanale per business unit: Marketing, Operation, R&D più approfondito e un meeting giornaliero al mattino di massimo 15 minuti. Capita poi di sentirci su Skype per brevi aggiornamenti e per mantenere comunque un contatto costante con il resto del team. Aggiunge Niccolò Calandri. “Abbiamo introdotto anche gli OKR, ovvero obiettivi aziendali trimestrali. Lo scopo è quello di dare al team la visione globale della direzione aziendale.”
Essendo un’azienda composta prevalentemente da giovani under 30, si trova sempre spazio per sdrammatizzare e condividere foto di cene e video ironici. “Alcuni di noi vivono lontano dalle famiglie per cui, in questi giorni di isolamento, cerchiamo di tenerci compagnia e stare vicino a chi è più solo.”
La startup, inoltre organizza un ciclo di “degustazioni on line” per conoscere le proprietà organolettiche di diversi tipi miele. Ogni giovedì alle 18.30 un apicoltore professionista in live dalla pagina Facebook di 3Bee guiderà tutti gli amanti delle api e del frutto della loro impollinazione alla scoperta delle molteplici sfumature di questo importantissimo e gustosissimo alimento.
Il decalogo dello Smart Working: dall’ascoltare musica in sottofondo agli esercizi ogni ora per tenersi in movimento. Un regolamento interno per i dipendenti delle due sedi di BizAway
Il team della BizAway
BizAway, la piattaforma digitale per la gestione agile dei viaggi di lavoro, che conta oltre 400 aziende clienti in tutto il mondo, ha adottato da qualche settimana misure di smart working per tutelare i dipendenti delle due sedi in Italia, a Spilimbergo (PN) e Spagna, a Barcellona, nel rispetto delle misure adottate dapprima in Italia e, successivamente, anche in Spagna. Per rendere più produttivo il lavoro da casa ha realizzato un piccolo regolamento interno in 6 punti, dei consigli per i membri del team al fine di rendere più produttivo il lavoro da casa: dal suggerimento di non rimanere in pigiama ma di vestirsi come se si stesse andando a lavorare, all’indicazione di porsi degli obiettivi quotidiani per rendere più efficiente il lavoro. “Ognuno deve essere supervisore di se stesso e a fine giornata è opportuno fare un check degli obiettivi raggiunti. – consiglia Luca Carlucci, CoFounder e CEO di BizAway. – L’azienda suggerisce poi ai dipendenti di alzarsi ogni ora dalla postazione e fare qualche esercizio per tenersi in movimento, di ascoltare musica creando una playlist da tenere in sottofondo e, se si dispone di una terrazza o balcone, di godere delle belle giornate di primavera lavorando all’aperto.
Webinar, dirette facebook e corsi di formazione per Cepar
Il team di Cepar
Webinar, dirette FB e i contenuti di approfondimento realizzati dai maggiori esperti di marketing come occasione per perfezionare le competenze dei singoli e consolidare il network con tanti professionisti del marketing. Fondata da Andrea Poretti, Cepar, https://www.cepar.eu/, digital agency specializzata in inbound marketing con sedi a Legnano e Milano, in questo momento delicato ha deciso di valorizzare il lavoro del team, dedicando spazio ai progetti di formazione.
“Siamo molto contenti di come la nostra organizzazione, da anni orientata allo smart working, abbia permesso di registrare in questo periodo di emergenza un basso impatto sulla produttività aziendale sostiene – Andrea Poretti, founder di Cepar Digital Agency – Abbiamo sempre concepito lo smart working come una modalità organizzativa che parte da un mindset specifico del modo di lavorare e di collaborare all’interno di un team, ben diversa rispetto al telelavoro, che è forse quello che stiamo vedendo come applicato da molte aziende in questa emergenza.”
Parallelamente, in risposta al crescente interesse nei confronti della digitalizzazione che le aziende hanno manifestato in questi giorni, l’azienda si sta impegnando per erogare ai clienti decine di ore di formazione su misura attraverso le principali piattaforme online, erogando ad oggi più di 100 ore di formazione online.
La gestione quotidiana delle attività di agenzia, nonché i progetti di formazione, richiedono quotidianamente l’uso di strumenti digitali, che oggi più che mai, si rivelano particolarmente preziosi per quanti si trovano inaspettatamente a dover gestire le proprie attività da remoto. La top 3 di Cepar è caratterizzata da:
1) Cloud File Sharing. “Che la scelta ricada su Google Drive, DropBox, One Drive o altri strumenti ancora – afferma Poretti – una piattaforma di file sharing è fondamentale per lavorare a distanza e condividere con team e clienti file sempre aggiornati”.
2) Skype e Microsoft Teams, due piattaforme per videocall, anche in team. Mettono a disposizione numerosi servizi: chat, registrazione delle call, condivisione schermo e invio file. Si possono utilizzare su pc, smartphone o direttamente su browser.
3) Asana – piattaforma di project management che permette di organizzare i progetti “frammentandoli” nelle singole task che li compongono, per coinvolgere attivamente il team di lavoro e tracciare lo svolgimento di ogni attività.
Una routine quotidiana attenta alla cura del proprio benessere. Pochi e semplici consigli da REviva startup del settore proptech
Ivano De Natale e Giulio Licenza, i due fondatori di REviva
Videocall di gruppo per abbattere la distanza, una chat interna dove si scherza più del solito e un’ora in meno di lavoro rispetto il solito orario d’ufficio per potersi dedicare un po’ di più a se stessi e “staccare la spina” con più calma prima di andare a dormire. Sono solo alcuni dei piccoli accorgimenti adottati da REviva la prima startup in Italia che si occupa di vivacizzazione d’asta e si serve di big data, intelligenza artificiale e marketing esperienziale per potenziare, migliorandola, la vendita degli immobili in asta abbattendo i rischi per l’acquirente. “Lavorando già su cloud non abbiamo riscontrato troppe difficoltà nell’implementare lo smart working in azienda” – spiega Ivano De Natale co-Founder di REviva – “Siamo molto soddisfatti della risposta del team e al termine dell’emergenza credo che continueremo ad offrire due giorni al mese di smart working durante i quali ognuno potrà scegliere se lavorare da casa.” Non mancano poi i consigli che Ivano De Natale e Giulio Licenza, i due fondatori, cercano quotidianamente di dare per mantenere il team unito, aiutandoli nel mantenere una routine quotidiana. “Io ad esempio inizio sempre la giornata con breve allenamento per prepararmi alla giornata e mantenere attivi i muscoli. Inoltre pranzo sempre alle 13.30 in punto, apparecchiando sempre per bene la tavola. È un piccolo gesto, ma aiuta a dedicarsi con più calma alla pausa pranzo. Mangiare infatti davanti al pc senza staccare mai, non fa altro che aumentare il livello di stress.” – spiega Ivano De Natale – “Consiglio inoltre al mio team di fare sempre diverse pause, così da sbrigare piccole faccende in casa o come nel mio caso anche solo per dedicare 15 minuti alla lettura di un libro che rimando da un po’. E in ultimo… 10 minuti al sole ogni giorno ora che la stagione lo consente fondamentale per acquisire vitamina D ma soprattutto benessere e serotonina. Questa quarantena deve essere vissuta come un periodo per prenderci cura di noi stessi e del nostro benessere così da ripartire, non appena si potrà, con più energia di prima.”
