Secondo un report della società di ricerca Juniper Research, per le imprese il costo delle violazioni dei dati si attesterà a 4 trilioni di dollari entro il 2024. Non deve dunque sorprendere il fatto che la sicurezza delle informazioni continui a rimanere in cima all’agenda di tutte le aziende. La crescita del lavoro da remoto pone questo tema ancora più in primo piano, dal momento che le organizzazioni devono riuscire a proteggere i propri dati anche oltre i confini degli uffici, indipendentemente dal dispositivo utilizzato dagli utenti e dal luogo in cui essi si trovino. Ricoh affianca le imprese nella realizzazione di un workplace efficiente e sicuro grazie a soluzioni, servizi e procedure da applicare affinché remote working e sicurezza riescano ad andare di pari passo. Di seguito proponiamo alcuni consigli operativi che contribuiscono a rendere sicuro il lavoro da remoto.

Coinvolgere i dipendenti all’insegna della semplicità Le persone rappresentano un anello importante nella catena della sicurezza delle informazioni per cui è necessario coinvolgerle e aumentare la consapevolezza sulla necessità di proteggere i dati. Per implementare il remote working, non è sufficiente dotare i lavoratori di tecnologie; occorre infatti definire procedure precise da condividere con tutto il personale. La parola chiave è: semplicità. Policy complesse e articolate causano infatti frustrazione e sono controproducenti, dal momento che i dipendenti cercano inevitabilmente di trovare scorciatoie per evitare di applicare le procedure esponendo così i sistemi a rischi e vulnerabilità.

La sicurezza deve essere “smart”Come detto, il lavoro da remoto porta con sé numerose minacce per i dati e le informazioni. Gli hacker sono molto “creativi” e stanno cercando modi per effettuare attacchi sfruttando ad esempio gli strumenti per la collaboration che rappresentano un elemento cardine del nuovo modo di lavorare. Considerare esclusivamente i sistemi tradizionali come i firewall e le soluzioni per la crittografia non è dunque più sufficiente. Nel nuovo contesto, è necessario tracciare l’utilizzo delle informazioni e l’accesso ai documenti, avvalendosi di piattaforme documentali come la soluzione DocuWare di Ricoh.

BYOD e sicurezza: il binomio è possibile? L’acronimo ‘BYOD’ (Bring your own device) è ormai noto a tutti ed è altrettanto noto come questo approccio rappresenti un rompicapo per il reparto IT poiché i dipendenti che utilizzano per lavorare dispositivi personali su reti private aprono ovviamente nuove brecce alla sicurezza. Quando è iniziata l’emergenza, però, molte imprese sono state colte alla sprovvista e non hanno avuto il tempo di fornire ai propri dipendenti dispositivi aziendali. Molti hanno iniziato a lavorare mediante i propri device e lo stanno ancora facendo. Le imprese devono quindi supportare i propri dipendenti con linee guida per la protezione dei dati. Quando possibile, ad esempio, le informazioni devono essere archiviate in un’area del sistema protetta da password ed è importante che i software antivirus vengano installati e periodicamente aggiornati.  La sfida della sicurezza non è mai stata così ardua come in questo periodo. Come vincerla? Prima di tutto ricordandosi che questo tema non deve restare confinato all’interno del reparto IT. Tutti in azienda giocano un ruolo importante e hanno bisogno di ricevere indicazioni chiare e linee guida ben definite su come contribuire alla realizzazione di un workplace davvero sicuro, dentro e fuori i confini degli uffici.

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