Non tutti gli effetti che l’emergenza Covid ha portato si esauriranno quando la pandemia potrà dichiararsi conclusa. Soprattutto in ambito lavorativo e organizzativo, si è verificata una forte accelerazione di processi già in atto, come ad esempio l’adozione massiccia dello smart working, su cui è impensabile un ritorno alla situazione di partenza.

La digitalizzazione di processi e documenti è uno di questi. Anche nell’ottica di garantire il distanziamento sociale, il passaggio fisico di documenti cartacei può e deve essere ridotto al minimo, a vantaggio di una gestione sempre più digitale, che porta con sé anche benefici significativi in termini di efficienza e trasparenza. La stessa Conferenza delle Nazioni Unite sul Commercio e lo Sviluppo hanno sottolineato come l’emergenza possa rappresentare l’ennesima, forte spinta verso il passaggio al digitale.

Non tutti i documenti però nascono digitali. Ci sono forme cartacee che sopravvivono, perché rispettano normative precedenti o anche solo per consuetudine. E ci sono processi che fanno riferimento a documenti creati in passato, quando il digitale era solo un’opzione – a volte nemmeno quella.

Il primo passo per una reale digitalizzazione dei processi è la dematerializzazione di questi documenti, la trasformazione della carta in dati e informazioni, che possono essere messi a disposizione di tutte le parti interessate, con vantaggi immediati di trasparenza, velocità e collaborazione.

È quello che chiamiamo il primo miglio della trasformazione digitale. Un passaggio iniziale imprescindibile, dal quale derivano tutti gli altri, e che per questo non deve essere sottovalutato. Come ogni punto di partenza, può porre le basi per un successivo svolgimento efficace dei processi digitali, purché venga trattato con la dovuta attenzione. Fondamentale è la scelta di un dispositivo specializzato e professionale che garantisca che questo processo avvenga in modo fluido, rapido e senza perdite di tempo.

Non solo, i documenti vengono convertiti in digitale e arricchiti di tutta una serie di informazioni aggiuntive, sotto forma di metadati, che ne renderanno poi più semplice la gestione e la conservazione, sia in ottica di efficienza dei processi che di rispetto delle normative – GDPR e protezione dei dati personali.

In sostanza, il cosiddetto primo miglio è un passaggio fondamentale che non sempre riceve la giusta attenzione, ma la cui importanza è realmente strategica nella gestione digitale di documenti e processi.

In questa nuova normalità, le aziende sono chiamate ad accelerare ulteriormente il loro processo di trasformazione, dotandosi di tutte le tecnologie e gli strumenti adeguati. E il passaggio al digitale è un elemento imprescindibile di questo percorso, che permetterà a tutte le realtà che lo intraprendono di affrontare il futuro con maggiore fiducia, consci che dal momento di difficoltà possa nascere un progresso costante e duraturo.

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