L’estate è finita e Marco e Gianni sono tornati dalle ferie. Nonostante la vacanza alle Maldive, Marco non è riuscito a dimenticare l’argomento documentazione tecnica e single source publishing (https://www.wtraining.it/roadmap-per-informazione-40-la-modularizzazione/). Così, si è portato le riviste di settore in spiaggia e ha cercato di scoprire come altre aziende hanno risolto il problema e si è imbattuto in un articolo molto interessante: metadati e tassonomie. Molto eccitato ha telefonato a Gianni – che in realtà era un po’ seccato per essere stato distratto dallo stato d’animo vacanziero (ma anche Gianni aveva promesso che si sarebbe informato per iniziare a settembre con strutture solide, così non ha potuto lamentarsi più di tanto).
Entrambi, quindi, appena tornati dalle vacanze, discutono su quali metadati e tassonomie sono effettivamente utili, mentre Gianni ha già paura di essere di nuovo sopraffatto dal lavoro.
Metadati = informazioni sulle informazioni
I metadati sono informazioni sulle informazioni.
“Sembra un po’ complicato”, dice Gianni.
“Oh, sciocchezze!” dice Marco. “Guarda qui.” Marco tira fuori un articolo che descrive splendidamente i metadati.
Prendiamo un modulo di contenuto. I metadati forniscono informazioni su questo modulo. Ad esempio, il tipo di contenuto del modulo, il nome l’autore che l’ha scritto, la versione, ecc. Ciascuna di queste informazioni è un metadato.
Ma con un metadato si può anche specificare per quale paese questo nodo di testo dovrebbe essere usato, oppure il codice del modello del componente descritto nel modulo.
“I metadati definiscono le proprietà delle informazioni nel modulo“, dice Gianni.
“Esatto! E grazie ai metadati, possiamo strutturare e cercare meglio i nostri moduli”, aggiunge Marco.
“Ma che cosa sono le tassonomie?” chiede Gianni.
Tassonomie = metadati strutturati
Anche questo è ben spiegato nell’articolo: le tassonomie sono metadati strutturati. Nelle tassonomie ci sono metadati divisi in categorie e sottocategorie di primo piano. Si può vederlo come un organigramma.
Se un’azienda ha modelli di motori diversi e i singoli motori hanno caratteristiche diverse, è possibile creare una tassonomia. In questo modo, i moduli possono essere ordinati, ricercati e riutilizzati in modo molto efficiente.
Ora Marco e Gianni vogliono mettere in pratica ciò che hanno imparato. Guardano i prodotti della loro azienda e cercano di analizzarne una gamma. Qual è il prodotto principale? Quali sono le differenze? Come sono configurati i prodotti? Ci sono discriminanti chiare fra una configurazione e l’altra?
Gianni propone di dividere i moduli in cartelle sulla base della tassonomia che hanno definito insieme. Ma come si possono definire i metadati senza un sistema di gestione? Come può Gianni etichettare i nodi di testo? Marco ha un’idea: tramite il nome del documento!
A questo punto, sono in grado di etichettare i moduli di contenuto della gamma di prodotti che avevano esaminato. Per le singole proprietà e configurazioni, definiscono abbreviazioni che riportano nel nome del documento.
In questo modo, Marco e Gianni saranno in grado di cercare agevolmente i singoli moduli, individuare quello opportuno, e riutilizzarlo in tutte le documentazioni in cui il modulo è rilevante. Ma non solo: creano un albero di cartelle e sottocartelle che riflettono la tassonomia creata, e che ospitano i moduli al livello di corrispondenza opportuno.
“Mannaggia, ma è un bel po’ di lavoro”, si lamenta Gianni. A poco a poco, Gianni scava nel gran bazar dei documenti, analizza le serie di prodotti, crea tassonomie e metadati. Per non confondersi, crea anche una leggenda che definisce le abbreviazioni e gli organigrammi che riflettono le strutture di prodotto definite tramite le tassonomie.
Marco è molto soddisfatto dell’introduzione dei concetti di single source, metadati e tassonomie. Ora risparmia molto tempo nella creazione della documentazione.
Tuttavia, si ritrovano spesso a ripetere le stesse operazioni, in modo meccanico, e dopo il primo entusiasmo, a compiere i primi errori. “Ma non volevamo abbandonare il copia e incolla”? A Marco questo sistema non piace ancora. Ci deve essere in qualche modo una macro in MS Word o un programma che facilita la ricerca e la composizione delle pubblicazioni.
Marco ricerca allora nuovamente su Internet e si imbatte in soluzioni che gli potrebbero facilitare il riutilizzo dei moduli e la pubblicazione dei documenti. Contatta vari fornitori e ora aspetta con impazienza una risposta.
Nella prossima tappa, alcuni fornitori presenteranno a Marco diverse soluzioni. Con l’aiuto di una macro su MS Word, potrà agevolare in qualche misura la produzione della documentazione tecnica. Ma dovrà subito confrontarsi con nuove sfide per superare i limiti di questo sistema.
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Gestione modulare dell’informazione tecnica